Compliance voor tweeërlei gebruik: de verborgen kosten als je het verkeerd doet in de lucht- en ruimtevaart en defensie

Voor Europese lucht- en ruimtevaart- en defensiebedrijven is de naleving van de regelgeving voor tweeërlei gebruik het overleven van bedrijven. Eén fout bij de exportcontrole kan zendingen bevriezen, contracten annuleren en tot miljoenen boetes leiden. Nu de regelgeving in de hele EU wordt aangescherpt als gevolg van geopolitieke verschuivingen, worden bedrijven die goederen behandelen met zowel civiele als militaire toepassingen, ongekend onder de loep genomen.

De kosten van een verkeerde naleving reiken veel verder dan boetes, wat een rimpeleffect heeft op activiteiten, reputatie en markttoegang. Laten we eens kijken waarom vooruitstrevende organisaties ontdekken dat robuuste naleving een concurrentievoordeel kan zijn.

Heb je weinig tijd? Hier is een kort overzicht

• Producten voor tweeërlei gebruik zijn goed voor 2,5% van de totale EU-export, met een waarde van ongeveer 147 miljard euro per jaar.
• Eén enkele lacune in de documentatie kan leiden tot onderzoeken en sancties, zelfs wanneer de fysieke export naar behoren werd toegelaten.
• Overtredingen van sancties kunnen leiden tot boetes tot 5% van de wereldwijde omzet of vaste boetes tot €40 miljoen.
• Moderne PLM-systemen verkorten de verwerkingstijd van de naleving en minimaliseren tegelijkertijd het risico op niet-naleving.

De risico's van niet-naleving

Volgens de Officiële statistieken van de Europese Commissievertegenwoordigen producten voor tweeërlei gebruik ongeveer 2,5% van de totale EU-export, met een waarde van ongeveer 147 miljard euro in 2021. Uit hetzelfde verslag blijkt dat de EU aanvragen voor de handel in tweeërlei gebruik heeft verwerkt ter waarde van €45,5 miljard, waarbij 568 aanvragen zijn afgewezen ondanks het gerapporteerde hoge goedkeuringspercentage.

Aangezien producten voor tweeërlei gebruik zo'n belangrijk onderdeel van de handel zijn, is er een zorgvuldig evenwicht dat toezichthouders moeten handhaven tussen het faciliteren van legitieme handel en het handhaven van veiligheidscontroles.

1. Boetes en wettelijke sancties

Onder EU-richtlijn 2024/1226krijgen bedrijven die de sancties overtreden boetes van 1% tot 5% van de totale wereldwijde omzet of vaste boetes tussen €8 miljoen en €40 miljoen. Opzettelijke schendingen van het embargo resulteren in ten minste een jaar gevangenisstraf, terwijl nalatige schendingen van de exportbeperkingen kunnen leiden tot boetes van maximaal €500.000.

2. Operationele impact

Naast mogelijke boetes zijn er nog andere gevolgen waar u rekening mee moet houden. Wanneer de compliance-vlaggen verschijnen, stoppen de zendingen volledig. Voor luchtvaartfabrikanten die zich in een just-in-time bevoorradingsketens bevinden, kan zelfs een wachttijd van een week leiden tot contractboetes en productieonderbrekingen in het hele netwerk.

Aanbestedingen op defensiegebied geven steeds meer de voorkeur aan leveranciers met robuuste, digitaal ondersteunde nalevingssystemen. Bedrijven zonder verifieerbare nalevingstrajecten worden dus vroegtijdig uit de biedprocedures verwijderd, ongeacht hun technische mogelijkheden of concurrerende prijzen.

Als het eenmaal is gemarkeerd voor nalevingsproblemen, wordt het herstellen van vertrouwen buitengewoon moeilijk. De lucht- en ruimtevaart- en defensiesector opereert binnen kleine netwerken waar de reputatie snel evolueert. Een nalevingsfout bij één klant kan u uitsluiten van hele marktsegmenten.

Nalevingsfouten in de echte wereld

Hoe belangrijk ook, niet alle bedrijven zijn erin geslaagd om het correct te implementeren. Deze recente voorbeelden uit de praktijk tonen aan hoe belangrijk het is om dual-trade op de juiste manier aan te pakken:

• □ TX (voorheen Raytheon) bereikte een Schikking van $200 miljoen met het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken voor schendingen waarbij werknemers met laptops met gevoelige militaire programmagegevens naar gesanctioneerde landen reizen.
• 3D Systems kreeg te maken met een Boetes van $2,77 miljoen voor de export van gecontroleerde ruimtevaarttechnologie zonder vergunning. De overtredingen omvatten het e-mailen van ontwerptekeningen voor militaire elektronica naar een Chinese dochteronderneming en het opslaan van gecontroleerde technologie op een server in Duitsland.
• EEN 2024 geval in Duitsland zag personen veroordeeld tot zeven jaar gevangenisstraf voor het exporteren van elektronica op het slagveld naar Rusland via tussenpersonen. De rechtbank beval de winstconfiscatie van €2,1 miljoen van één persoon en €3 miljoen van een verbonden Zwitsers bedrijf.

Evoluerende normen van de EU en de NAVO

Regelgeving voor tweeërlei gebruik verandert voortdurend, gedreven door geopolitieke spanningen en technologische vooruitgang.

De Europese Commissie heeft een belangrijke actualisering van de EU-lijst van exportcontroles voor tweeërlei gebruik in september 2024, terwijl recente EU-sanctiepakketten gericht op Rusland ontheffingen voor producten voor tweeërlei gebruik verwijderd dat zou de militaire capaciteiten kunnen vergroten. Dit betekent dat bedrijven nu een geavanceerdere monitoring van eindgebruikers en eindgebruik moeten implementeren.

Maar ook de regelgevende instanties zijn overgestapt van periodieke rapportering naar de verwachtingen dat zij voortdurend gereed zijn voor naleving. Jaarlijkse zelfcertificeringen maken plaats voor systemen die klaar zijn voor audits en die op elk moment kunnen aantonen dat ze aan de voorschriften voldoen.

Waarom traditionele systemen het niet kunnen bijhouden

Veel luchtvaartbedrijven vertrouwen nog steeds op nalevingsmethoden die zijn ontworpen voor een ander tijdperk, waardoor ernstige kwetsbaarheden ontstaan.

Spreadsheets, gedeelde schijven en e-mailgoedkeuringen brengen onaanvaardbare risico's met zich mee. Handmatige classificatie- en trackingprocessen leiden onvermijdelijk tot inconsistenties als producten, voorschriften en teams veranderen.

Wanneer toezichthouders audittrails aanvragen, kunnen deze gefragmenteerde systemen vaak niet het coherente bewijs leveren dat nodig is. En wanneer engineering, compliance en logistiek in afzonderlijke systemen worden uitgevoerd, worden kritieke overdrachten kwetsbaarheden.

Wijzigingen in het ontwerp leiden mogelijk niet tot conformiteitsbeoordelingen en complianceteams kunnen configuraties goedkeuren zonder inzicht in recente technische wijzigingen.

Compliance in de workflow integreren met PLM

Beheer van de levenscyclus van producten (PLM) systemen transformeren compliance door deze rechtstreeks te integreren in productontwikkelings- en beheerprocessen. Hier is hoe:

Conformiteit door ontwerp

Met een modern PLM-systeem zoals Siemens Teamcenter wordt compliance een integraal onderdeel van de levenscyclus van een product. Classificatie- en exportcontroleparameters worden kenmerken van het productdossier zelf, waardoor zichtbaarheid in elke fase, van ontwerp tot levering, wordt gegarandeerd.

Ruimtevaart en defensie bedrijven kunnen op rollen gebaseerde toegangscontroles implementeren, zodat alleen bevoegd personeel gecontroleerde informatie kan bekijken, wijzigen of overdragen. Het systeem houdt uitgebreide auditsporen bij van alle productgerelateerde activiteiten en creëert verifieerbare gegevens van wie toegang heeft gekregen tot informatie, wanneer en welke wijzigingen zijn aangebracht.

Geautomatiseerd classificatie- en wijzigingsbeheer

Geavanceerde PLM-systemen automatiseren een groot deel van de nalevingslasten door middel van op regels gebaseerde classificatie. Wanneer ingenieurs ontwerpen aanpassen, signaleert het systeem automatisch mogelijke gevolgen voor de naleving. En wanneer de exportcontrolevoorschriften veranderen, kunnen deze updates systematisch worden toegepast in het hele productportfolio.

Leider op het gebied van olie en gas Optimale Subsea ondervond dit voordeel toen het een PLM-oplossing met CLEVR implementeerde. Het unieke bedrijfsmodel van engineering op bestelling vereiste een nauwgezette administratie en het bijhouden van de geschiedenis. CLEVR hielp bij het opzetten van uniforme bedrijfsprocessen en flexibele integratie die de samenwerking tussen leveranciers stroomlijnden en tegelijkertijd de gegevensbeveiliging garandeerden — belangrijk voor bedrijven die zich bezighouden met technologie voor tweeërlei gebruik.

Eén bron van waarheid voor de paraatheid van audits

Het belangrijkste voordeel van PLM-compliance is het creëren van één gezaghebbende bron van waarheid voor alle productinformatie. Deze gecentraliseerde opslagplaats wordt het definitieve record voor wettelijke documentatie, componentengeschiedenissen en materiaalsamenstellingen.

Nexans, een van's werelds grootste kabelleveranciers, wendde zich tot CLEVR om zijn processen over te brengen naar Siemens Teamcenter. Met 25.000 werknemers in 40 landen bevatten de vorige systemen vaak onbetrouwbare gegevens die dubbel gecontroleerd moesten worden. Door de PLM-implementatie verbeterde het bedrijf de gegevenskwaliteit en gestandaardiseerde werkmethoden, waardoor het personeel sneller en nauwkeuriger kon werken, terwijl de naleving werd gehandhaafd.

De CLEVR-aanpak: naleving zonder knelpunten

De implementatie van PLM gericht op naleving vereist zowel technologische expertise als een diepgaand inzicht in de regelgeving voor de lucht- en ruimtevaart. CLEVR is gespecialiseerd in het helpen van A&D-bedrijven bij de implementatie van Siemens Teamcenter en andere PLM-oplossingen die compliance integreren in dagelijkse workflows.

CLEVR integreert nalevingsvereisten rechtstreeks in technische en operationele processen, zodat teams efficiënt werken en tegelijkertijd de auditparaatheid behouden blijft. Technische, kwaliteits-, inkoop- en juridische afdelingen kunnen allemaal met één traceerbaar systeem werken.

Voor bedrijven die opereren onder meerdere regelgevingskaders (ITAR, OOR, EU-regelgeving voor tweeërlei gebruik), zorgt de implementatie-expertise van CLEVR ervoor dat PLM-systemen aan deze overlappende vereisten voldoen, terwijl voldoen aan zowel de NAVO- als de EU-vereisten.

Maak van compliance een kostenpost naar een concurrentievoordeel

Vooruitstrevende luchtvaartbedrijven erkennen dat uitmuntende naleving een strategische kans is.

Wanneer ze op de juiste manier worden geïmplementeerd, worden geavanceerde nalevingsmogelijkheden een concurrentievoordeel. Hoofdaannemers geven steeds meer de voorkeur aan leveranciers die kunnen aantonen dat ze over robuuste nalevingssystemen beschikken, zowel om hun eigen risicoblootstelling tot een minimum te beperken als om het beheer van hun toeleveringsketen te vereenvoudigen. Voor leveranciers uit de eerste en tweede klasse kan gedocumenteerde uitmuntende naleving deuren openen naar contracten met een hogere waarde en strategische partnerschappen.

Bedrijven met geavanceerde, op PLM gebaseerde compliancecapaciteiten kunnen ook sneller reageren op nieuwe zakelijke kansen. Wanneer RFP's binnenkomen, kunnen ze onmiddellijk de classificatievereisten en licentietijdlijnen bepalen, waardoor nauwkeurigere bied- en leveringsverplichtingen mogelijk zijn.

Voor meer informatie over PLM-oplossingen voor A&D, neem contact op met CLEVR vandaag.