De paradox van de moderne detailhandel is opvallend: terwijl retailers miljoenen investeren in AI-gestuurde personalisatie en omnichannel-ervaringen, het hart van hun commerciële activiteiten — promotiebeheer — draait nog steeds vaak op Excel en e-mail.
Het resultaat? Campagnes die weken te laat worden gestart, goedkeuringsprocessen verdrinken in cc'd-e-mails en teams die aan verschillende versies van dezelfde spreadsheet werken. Gemiste kansen vermenigvuldigen zich met elke vertraging.
De verborgen kosten van verouderd promotiebeheer
In gesprekken met retailers in de Benelux horen we herhaaldelijk dezelfde frustratie: „Onze frontoffice is ultramodern, maar onze backoffice-procedures vertragen ons.”
Die klacht heeft reële gevolgen. Als een promotie een week te laat wordt gelanceerd, gaat het niet alleen om gemiste inkomsten. Het heeft invloed op de relaties met leveranciers, de voorraadplanning, het personeel en, misschien wel het belangrijkste, de geloofwaardigheid bij klanten die uw aanbod al elders hebben gezien.
De echte impact wordt duidelijk in de cijfers. Onder retailers die hun promotiebeheer hebben gedigitaliseerd, zien we doorgaans:
- 20-25% kortere doorlooptijden van briefing tot lancering
- Wekelijks 1.000-1.500 uur bespaard in alle winkels
- Aanzienlijke foutreductie dankzij één enkele bron van waarheid
- Verbeterde ROI via realtime inzichten in de prestaties
Van operationeel probleem naar strategische beperking
Wat begint als een operationeel probleem — te veel handwerk en te weinig zichtbaarheid — evolueert al snel naar een strategische beperking.
Neem seizoenscampagnes. In een gefragmenteerd systeem kan het dagen duren om erachter te komen welke acties actief zijn, welk budget er nog over is en of alle assets klaar zijn. Die dagen kunnen het verschil betekenen tussen een trend volgen en deze missen.
Of overweeg samenwerking met leveranciers. Steeds vaker voeren retailers gecofinancierde campagnes uit, maar zonder een gecentraliseerd systeem is het bijna onmogelijk om bij te houden welke leverancier welk budget heeft vastgelegd, hoe elke promotie presteert of waar de optimalisatiemogelijkheden liggen.
Wat succesvolle retailers anders doen
Retailers die hun promotieprocessen onder de knie hebben, hebben drie gemeenschappelijke kenmerken:
- Realtime inzicht: Niet alleen over wat er draait, maar ook over wat werkt. Welke promotietypen presteren het best per categorie? Welke kanalen converteren het meest effectief? Welke leveranciers leveren consistente resultaten?
- Eén bron van waarheid: Iedereen, van inkoop tot marketing tot operations, werkt op basis van dezelfde gegevens, agenda en status. Dit voorkomt fouten en eindeloze uitlijningslussen.
- Wendbaarheid: Als een campagne ondermaats presteert, kunnen ze zich binnen enkele dagen aanpassen. Wanneer een concurrent een agressieve promotie lanceert, kan hij direct reageren. In een steeds evoluerend winkellandschap is die flexibiliteit een competitieve noodzaak.
Van Excel naar Enterprise
De verschuiving van handmatige processen naar geïntegreerd promotiebeheer hoeft niet langer maanden te duren. Met low-code platforms en kant-en-klare sjablonen, retailers kunnen binnen enkele weken live gaan.
Voor succes is echter meer nodig dan alleen een IT-project. Het vereist duidelijk proceseigendom (wie keurt wat goed, wanneer en op basis van welke criteria), een cross-functionele afstemming tussen merchandising, marketing en supply chain, en solide veranderingsmanagement. Vroegtijdig de steun van belanghebbenden verkrijgen en zorgen voor een goede onboarding zijn vaak de grootste succesfactoren.
Meetbare impact in de praktijk
Bij ANWB Retail, daalden de doorlooptijden van promoties met 20% na implementatie. Bij Etos bespaarde digitalisering 1.500 uur per week — tijd die teams nu besteden aan waardecreatie in plaats van aan handmatig werk.
Beide organisaties melden dat hun teams nu strategischer werken. In plaats van brandbestrijding en het vergelijken van spreadsheetversies, richten ze zich op wat echt belangrijk is: creatievere campagnes, slimmere budgettoewijzing en sterkere samenwerking tussen leveranciers.
De vraag is niet Als, maar Wanneer
Elke dag blijft je promotiebeheer versnipperd, loop je steeds verder achter op concurrenten die al flexibeler zijn: achter leveranciers die gewend zijn aan realtime samenwerking, en achter je eigen teams die gefrustreerd raken door inefficiëntie.
De technologie is beschikbaar. De businesscase is duidelijk. De enige vraag is: wacht je tot de pijn ondraaglijk wordt, of zet je de stap nu, voordat je concurrenten dat doen?
Over CLEVR
CLEVR helpt retailers in de Benelux hun operationele processen te digitaliseren. Met 30 jaar retailervaring combineren we low-code-technologie (Mendix en Siemens) met diepgaande sectorexpertise. Detailhandelaars zoals Etos, Rituals, Van Bommel, Marlies Dekkers, ANWB Retail, en HEMA gebruik onze oplossingen om efficiënter te werken en sneller waarde te creëren.
Dit is waar IT-gestuurd promotiemanagement zijn waarde bewijst.
Door elke fase van een campagne, van planning tot uitvoering, in één systeem te verbinden, elimineert promotieautomatisering handmatig werk en gefragmenteerde tools. Het geeft retailers volledige zichtbaarheid en controle, zodat aanbiedingen sneller en consistenter op de markt komen.
Low-code-technologie en automatisering geven retailers de mogelijkheid om zich snel aan te passen, de activiteiten te vereenvoudigen en op te schalen zonder de complexiteit toe te voegen. Door configureerbare sjablonen en geautomatiseerde workflows te gebruiken, kunnen teams in realtime campagnes starten, controleren en aanpassen. Deze flexibiliteit helpt retailers om in te spelen op marktverschuivingen, handmatige inspanningen te verminderen en zich te concentreren op het leveren van impactvolle, datagestuurde klantervaringen.
De toekomst van promotiebeheer gaat niet over meer doen; het gaat erom dat je het slimmer doet: verbonden, consistent en afgestemd op hoe mensen tegenwoordig winkelen.
Oorspronkelijk gepubliceerd hier.
Find out how CLEVR can drive impact for your business
FAQ
Can't find the answer to your question? Just get in touch
